Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati degli utenti del servizio Immocalendar è [da completare], P.IVA/C.F. [da completare], con sede in [da completare]. Per qualsiasi richiesta sulla privacy puoi scrivere a durigon.federico@gmail.com.

2. Chi decide su quali dati

Immocalendar tratta due tipi di dati personali, con ruoli diversi:

• Dati degli utenti — il titolare dell'agenzia che crea l'account e gli agenti che la usano. Per questi dati Immocalendar è titolare del trattamento e questa informativa descrive come li trattiamo.
• Dati dei clienti delle agenzie — le persone che l'agenzia inserisce in agenda (acquirenti, venditori, inquilini, proprietari). Per questi dati il titolare è l'agenzia, che decide cosa inserire e perché; Immocalendar agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo le istruzioni dell'agenzia e le condizioni accettate alla registrazione. I clienti delle agenzie possono rivolgersi direttamente all'agenzia per esercitare i propri diritti; se ci contattano, inoltreremo la richiesta all'agenzia interessata.

3. Quali dati trattiamo

Dati degli utenti

• Dati dell'account: nome e cognome, email, password (conservata solo in forma cifrata), ruolo nell'agenzia, preferenze (ad esempio i promemoria WhatsApp).
• Dati dell'agenzia: nome, partita IVA, indirizzo, telefono, email, logo.
• Dati di abbonamento e fatturazione: piano, stato, scadenze, fatture. I dati della carta sono raccolti e conservati direttamente da Stripe.
• Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, data e ora degli accessi e registri di sistema, necessari per sicurezza e funzionamento.

Dati inseriti dalle agenzie (trattati per loro conto)

• Appuntamenti: data, ora, tipo, luogo, note, agente e immobile collegati.
• Dati di contatto dei clienti: nome, numero di telefono, email.
• Immobili: indirizzo, caratteristiche, prezzo, descrizione (anche importati dagli annunci pubblicati dall'agenzia su immobiliare.it).
• Note veloci scritte dagli agenti e contenuto dei calendari che l'agenzia sceglie di importare (Google Calendar, iCloud, Outlook, file .ics).
• Messaggi WhatsApp inviati ai clienti (conferma e promemoria degli appuntamenti) e le eventuali risposte dei clienti.

Il servizio non è pensato per trattare categorie particolari di dati (ad esempio dati sanitari): chiediamo alle agenzie di non inserirli nelle note.

4. Perché li trattiamo e su quale base giuridica

• Fornire il servizio (account, calendario, promemoria, assistenza) — esecuzione del contratto, art. 6.1.b GDPR.
• Gestire abbonamento, pagamenti e fatture — esecuzione del contratto e obblighi di legge fiscali e contabili, art. 6.1.b e 6.1.c.
• Sicurezza, prevenzione di abusi e frodi, funzionamento tecnico — legittimo interesse, art. 6.1.f.
• Comunicazioni di servizio (conferma email, reset password, avvisi su scadenze e modifiche) — esecuzione del contratto.
• Adempiere a obblighi di legge o a richieste delle autorità — art. 6.1.c.

Per i dati dei clienti delle agenzie la base giuridica è individuata dall'agenzia titolare (ad esempio misure precontrattuali richieste dal cliente o legittimo interesse a confermare un appuntamento fissato). I messaggi WhatsApp inviati tramite Immocalendar sono messaggi di servizio relativi ad appuntamenti richiesti dal cliente, non messaggi promozionali.

5. Intelligenza artificiale

Nei piani che la includono, Immocalendar usa il modello Claude di Anthropic per trasformare le note veloci degli agenti e gli eventi dei calendari importati in proposte di appuntamento (cliente, telefono, immobile, orario). Il testo viene inviato ad Anthropic solo per questa elaborazione; secondo le condizioni commerciali di Anthropic i dati inviati tramite API non vengono usati per addestrare i modelli. Le proposte dell'AI non producono effetti automatici: l'agente le controlla e le conferma sempre prima che diventino appuntamenti.

6. Messaggi WhatsApp

Per le agenzie che attivano i promemoria, Immocalendar invia ai clienti, da un numero WhatsApp Business gestito da Immocalendar tramite la piattaforma ufficiale di Meta, un messaggio di conferma e i promemoria scelti dall'utente (24 ore e/o 1 ora prima dell'appuntamento). Il messaggio contiene nome e logo dell'agenzia, data, ora e luogo dell'appuntamento. Le risposte dei clienti vengono ricevute da Immocalendar e mostrate all'agenzia interessata. Meta tratta i metadati dei messaggi secondo le proprie condizioni per WhatsApp Business.

7. Chi riceve i dati

I dati non vengono venduti né ceduti. Sono trattati solo da persone autorizzate e dai seguenti fornitori, nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento:

I dati possono essere comunicati anche a consulenti fiscali e legali, e alle autorità quando previsto dalla legge.

8. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti o possono trattare dati fuori dall'UE. In questi casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework), per i fornitori certificati, oppure delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea, con le misure di sicurezza aggiuntive previste.

9. Per quanto tempo

• Dati dell'account e dati inseriti dall'agenzia: per tutta la durata dell'abbonamento. Dopo la chiusura dell'account vengono cancellati entro 90 giorni, salvo diversa richiesta dell'agenzia (ad esempio per esportarli).
• Fatture e dati contabili: 10 anni, come previsto dalla normativa fiscale.
• Registri tecnici e di sicurezza: fino a 12 mesi.
• Registro dei messaggi WhatsApp: per la durata dell'account, per il conteggio dei messaggi e l'assistenza.

10. Sicurezza

Le connessioni sono cifrate (HTTPS). Ogni agenzia vede solo i propri dati: la separazione è applicata direttamente nel database. Le password sono conservate solo in forma cifrata e l'accesso ai sistemi è limitato alle persone autorizzate.

11. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento, scrivendo a durigon.federico@gmail.com:

• l'accesso ai tuoi dati e una copia degli stessi;
• la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti;
• la cancellazione dei dati, quando non devono essere conservati per legge;
• la limitazione del trattamento e l'opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse;
• la portabilità dei dati in un formato strutturato e leggibile.

Rispondiamo entro 30 giorni. Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

12. Come cancellare i dati

Il titolare dell'agenzia può disdire l'abbonamento da Abbonamento e chiedere la cancellazione dell'account e di tutti i dati dell'agenzia scrivendo a durigon.federico@gmail.com dall'email di registrazione. Singoli immobili, appuntamenti e contatti si possono eliminare in qualsiasi momento dall'app. Se sei un cliente di un'agenzia e non vuoi più ricevere messaggi WhatsApp, contatta l'agenzia oppure scrivici: inoltreremo la richiesta e smetteremo di inviarti messaggi. Completiamo le richieste di cancellazione entro 30 giorni, fatti salvi i dati da conservare per legge.

13. Cookie

Immocalendar usa solo cookie tecnici necessari al funzionamento, ad esempio per mantenere l'accesso all'account. Non usiamo cookie di profilazione né strumenti di tracciamento pubblicitario, per cui non è richiesto il consenso.

14. Minori

Il servizio è destinato a professionisti e non è rivolto a persone con meno di 18 anni.

15. Modifiche

Potremmo aggiornare questa informativa, ad esempio se cambiano i fornitori o le funzioni del servizio. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in alto; per le modifiche rilevanti avviseremo gli utenti via email o nell'app.